der Geschäftskommunikation
In der Geschäftskommunikation gibt es verschiedene Arten von Inkassobriefen, die jeweils ihren eigenen Ton und ihre eigene Formatierung haben. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, beim Verfassen dieser Briefe eine Vorlage zu verwenden, andere dagegen nicht. In jedem Fall ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass diese Briefe professionell und respektvoll sein sollten. Es ist auch wichtig, keine anstößige Sprache zu verwenden oder Ihre Kunden zu belästigen.
In den meisten Fällen wird einem Kunden ein Inkassoschreiben zugesandt, sobald eine Rechnung für einen bestimmten Zeitraum unbezahlt bleibt. Unternehmen neigen dazu, den Schuldner per E-Mail und telefonisch über die unbezahlte Rechnung zu informieren, bevor sie das erste Inkassoschreiben verschicken. Wenn sie den Schuldner nicht erreichen können oder sich über den Aufenthaltsort des Schuldners nicht im Klaren sind, können sie nach Ablauf einer bestimmten Frist ein zweites Inkassoschreiben verschicken.
Im ersten Mahnschreiben wird in der Regel der geschuldete Betrag sowie eine Frist angegeben, bis zu der der Schuldner die Zahlung leisten muss. Es enthält auch die Kontaktdaten des Unternehmens, einschließlich Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Der Brief sollte auch auf dem Briefkopf des Unternehmens abgedruckt werden. Der Brief sollte per Einschreiben verschickt werden, damit ein Empfangsnachweis eingeholt werden kann.
Arten von Inkassoschreiben in der Geschäftskommunikation
Das zweite Inkassoschreiben sollte etwas dringlicher sein als das erste und eine Begründung enthalten, warum der Schuldner den Betrag noch nicht bezahlt hat. Darin sollten auch die Zahlungsbedingungen sowie ein Angebot zur Ausarbeitung eines Zahlungsplans enthalten sein. Der Versand sollte innerhalb von 14 Tagen nach dem ursprünglichen Rechnungsdatum erfolgen.
Wenn der Kunde nach Erhalt des zweiten Schreibens nicht antwortet oder den ausstehenden Betrag nicht begleicht, kann ein drittes Inkassoschreiben verschickt werden. Dieses Schreiben sollte mit der Reihenfolge der Briefserie versehen sein und einen Verweis auf die bisherige Korrespondenz enthalten. Außerdem sollte der Kunde darauf hingewiesen werden, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden, wenn die Schulden nicht beglichen werden.
Das vierte und letzte Mahnschreiben ist eine ernste Warnung, dass der Schuldner vor Gericht verklagt wird, wenn er oder sie den Restbetrag auf dem Konto nicht begleicht. Es sollte auch darauf hingewiesen werden, dass die Bonitätsauskunft des Schuldners beeinträchtigt wird. Es ist zu beachten, dass es sich hierbei um den letzten Ausweg für das Unternehmen handelt und es stets versuchen sollte, die Geschäftsbeziehung mit dem Schuldner in gutem Zustand zu halten, bevor solch drastische Maßnahmen ergriffen werden. Der Brief sollte in einem formellen Ton verfasst sein und den Namen des Schuldners sowie die Schuldenhöhe enthalten.
Der Schuldner sollte außerdem über den geschuldeten Betrag der letzten sechs Monate informiert werden und das Recht haben, von der Schufa eine Kopie der Bonitätsauskunft anzufordern. Für den Fall, dass dies verlangt wird, sollte die Schufa dem Schuldner eine Kopie kostenlos zur Verfügung stellen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass der Schuldner über seine Bonität informiert ist und die notwendigen Schritte zur Korrektur einleiten kann.
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